Skip to content

MWONGOZO KULINGANA NA KIFUNGU CHA 51 CHA SHERIA NAMBA 2 YA 2000 YA UKUZAJI WA UPATIKANAJI WA HABARI (“PAIA”)

kama ilivyorekebishwa na Sheria Namba 4 ya 2013 ya Ulinzi wa Taarifa Binafsi

("POPIA")

YA

KAMPUNI NDOGO BINAFSI YA COCA-COLA AFRIKA

(NAMBA USAJILI :1986/003669/07)

(“CCA”)

Tarehe ya Uuundaji: 22 Juni 2021

1. Utangulizi kwa PAIA

1.1.  Mfumo wa utawala wa Afrika Kusini, kabla ya tarehe 27 Aprili 1994, ulisababisha utamaduni wa siri na kutoshawisika ndani ya mashirika ya umma na binafsi, ambayo mara nyingi ilisababisha matumizi mabaya ya mamlaka na ukiukaji wa haki za binadamu.

1.2.  PAIA, pamoja na sheria zote husika, inakupa haki ya kupata taarifa zilizohifadhiwa na mashirika ya umma na binafsi unapoziomba taarifa hizo huku ukizingatia masharti ya PAIA, kwa ajili ya kutumia au kulinda haki zako au za mtu mwingine.

1.3.  Ukituma ombi kama hilo, shirika la umma au binafsi lazima litoe taarifa isipokuwa kama PAIA au sheria nyingine yoyote husika inasema kwamba kumbukumbu zilizomo katika taarifa hizo haziwezi kutolewa.

1.4.  Kwa madhumuni ya Mwongozo huu, tunajiita "CCA", "sisi", au "yetu".

1.5.  Tumeunda Mwongozo huu ili kukujulisha na kukuongoza kujua taratibu na masharti mengine ambayo ombi la PAIA lazima litii.

2.  Kuhusu biashara yetu

CCA ni kampuni tanzu ya Kampuni ya Coca‑Cola ("TCCC"), ambayo ni kampuni ya vinywaji mbalimbali yenye chapa takriban 200.  Iwapo ungependa kujua zaidi kuhusu sisi, pamoja na shughuli zetu kuu za biashara, maelezo ya kampuni yetu yanapatikana katika https://www.coca-cola.co.za.

3. Taarifa zetu za mawasiliano[1]

PAIA inatutaka kukupa taarifa fulani za mawasiliano.  Tumeweka taarifa zetu za mawasiliano hapa chini.

Jina la Shirika

Kampuni Ndogo Binafsi ya Coca‑Cola Afrika

Mkuu wa Shirika

Phillipine Mtikitiki

Anwani ya barua pepe

dpoafrica@coca-cola.com

Anwani ya Posta

S.LP. 9999

Mtaa

Anwani

Building 1, Oxford & Glenhove Road, Houghton Estate, 2198, Johannesburg

Namba ya simu

0860112526

4.  Mahali unapoweza kupata mwongozo kuhusu jinsi ya kuwasilisha ombi la PAIA[2]

4.1.  Utaratibu wa kuwasilisha ombi la PAIA unaweza kuwa mgumu sana, hata kwa wanasheria wenye mafunzo.  Ili kuwasaidia wale wasiofahamu jinsi ya kuwasilisha maombi ya PAIA, Tume ya Haki za Binadamu ya Afrika Kusini (''SAHRC'') imetayarisha Mwongozo ambao una taarifa za kukusaidia kuelewa jinsi ya kutumia haki zako chini ya PAIA (''Mwongozo'').  Kwa sasa, mwongozo huo unapatikana katika lugha zote rasmi za Afrika Kusini na unapatikana kwa ajili ya kukaguliwa na wananchi katika afisi za Tume ya Haki za Binadamu hapa Braampark Forum 3, 33 Hoofd Street, Braamfontein, namba ya simu: 011 877 3600 au katika tovuti yake www.sahrc.org.za.

4.2.  Kwa upande wa marekebisho ya POPIA hadi PAIA, Mdhibiti wa Habari wa Afrika Kusini anapaswa kuboresha na kutoa Mwongozo uliopo ambao umeundwa na SAHRC wenye taarifa kama hiyo ambayo inaweza kuhitajika na mtu ambaye anataka kutekeleza haki yoyote iliyozingatiwa katika POPIA na PAIA.  Mwongozo ulioboreshwa utatolewa hivi karibuni kwa wananchi kwa ajili ya kukaguliwa katika ofisi za Mdhibiti wa Habari huko JD House, 27 Stiemens Street, Braamfontein, Johannesburg, 2001, namba ya simu: 010 023 5200, anwani ya barua pepe inforeg@justic.gov.za.

4.3.  PAIA inaagiza uteuzi wa Afisa Habari katika mashirika binafsi na ya umma.  Mkuu wa shirika binafsi moja kwa ni Afisa Habari isipokuwa kama jukumu hilo amepewa mtu mwingine.  Afisa Habari ana jukumu la kushughulikia maombi yoyote yaliyotolewa kwa mujibu wa PAIA na pia ana wajibu wa kuhakikisha kuwa masharti ya POPIA yamefuatwa.  CCA imeamua kuteua Afisa Habari.  Taarifa za mawasiliano ya Afisa Habari ni:

Afisa Habari

Mpumelelo Mazibuko (Bw.)

Anwani

Building 1, Oxford & Glenhove Road, Houghton Estate, 2198, Johannesburg

Namba ya simu

0860112526

Barua pepe

dpoafrica@coca-cola.com

5.  Taarifa ambayo inapatikana moja kwa moja bila ombi la PAIA[3] 

5.1.  PAIA inajaribu kurahisisha upatikanaji wa habari kwa kila mtu.  Inafanya hivyo kwa kupendekeza kwamba mashirika, kama vile CCA, yanakusanya kwa hiari kategoria za hati na taarifa (rekodi) ambayo unaweza kuomba, bila kupitia mchakato rasmi wa ombi la PAIA.[4] 

5.2.  Taarifa za kwenye tovuti ya CCA inapatikana moja kwa moja na haihitaji kuombwa rasmi kulingana na taratibu za ombi la PAIA.  Broshua zetu, taarifa kwa vyombo vya habari, machapisho na nyenzo za masoko pia hupatikana moja kwa moja.

6. Kumbukumbu zilizohifadhiwa kwa mujibu wa sheria nyingine[5]

6.1.  Tuko chini ya sheria na kanuni mbalimbali, ambazo baadhi hutuhitaji kuhifadhi kumbukumbu fulani.  Tumeweka, hapa chini, sheria ambazo tunaweza kulazimika kuzifuata, na ambazo zinaweza kututaka kuhifadhi kumbukumbu fulani.

  • Sheria namba 75 ya Masharti ya Msingi ya Ajira ya mwaka 1997 
  • Sheria namba 53 yenye Msingi Mpana ya Uwezeshaji wa Kiuchumi wa Watu Weusi ya mwaka 2003 na Kanuni za Sheria ya Utendaji Bora wa Kampuni.
  • Sheria namba 71 ya Kampuni ya mwaka 2008
  • Sheria namba 130 ya Fidia kwa Majeraha na Ugonjwa Kazini ya mwaka 1993
  • Sheria namba 89 ya Ushindani ya mwaka 1998
  • Sheria namba 98 ya Hakimiliki ya mwaka 1978
  • Sheria namba 68 ya Ulinzi wa Mtumiaji ya mwaka 2008
  • Sheria namba 36 ya Mawasiliano ya Kielektroniki ya mwaka 2005 Sheria namba 55 ya Usawa wa Ajira ya mwaka 1998
  • Sheria namba 38 ya Kituo cha Ujasusi wa Fedha ya mwaka 2001
  • Sheria namba 58 ya Kodi ya Mapato ya mwaka 1962
  • Sheria namba 24 ya Ufilisi ya mwaka 1936
  • Sheria namba 66 ya Mahusiano Kazini ya mwaka 1995
  • Sheria namba 34 ya Deni la Taifa ya mwaka 2005
  • Sheria namba 85 ya Afya na Usalama Kazini ya mwaka 199
  • Sheria namba 24 ya Fedha za Pensheni ya mwaka 1956
  • POPIA
  • Sheria namba 97 ya Maendeleo ya Ujuzi ya mwaka 1998
  • Sheria namba 9 ya Kodi ya Ukuzaji Ujuzi ya mwaka 1999
  • Sheria namba 8 ya Viwango ya mwaka 2008
  • Sheria namba 194 ya Alama za Biashara ya mwaka 1993
  • Sheria namba 89 ya Kodi ya Ongezeko la Thamani ya mwaka 1991

6.2. Tumefanya jitihada zetu zote kutoa orodha ya sheria zinazousika. Hata hivyo, tunakusihi ukumbuke kwamba orodha ya sheria za hapo juu inaweza isiwe kamili.   Pale ambapo sheria iliyopo au mpya inaruhusu mwombaji kupata kumbukumbu zilizohifadhiwa kwa misingi tofauti na ilivyoainishwa katika PAIA, tutaboresha orodha hii ipasavyo.  Iwapo unaamini kuwa haki ya kupata kumbukumbu ipo kwa mujibu wa sheria zilizoorodheshwa hapo juu au sheria nyingine yoyote, unatakiwa kuonyesha ombi hilo linahusiana na haki gani ya kisheria, ili kumpa nafasi Afisa Habari ya kulitilia maanani ombi hilo kwa kuzingatia maelezo yako.

7.  Ufafanuzi wa masuala yanayotufanya tuhifadhi kumbukumbu na kategoria za kumbukumbu[6]

7.1  PAIA inatuhitaji kurahisisha upatikanaji wa kumbukumbu zetu.  Ili kufanya hivyo, tumeelezea hapa chini, baadhi ya masuala muhimu yanayofanya tuhifadhi kumbukumbu, ambazo zimegawanywa katika makundi:

Maudhui

Kundi

Hati za kampuni

·                Hati za ushirikishwaji;

·                Mkataba wa Ushirikishwaji;

·                Muhtasari wa mikutano ya bodi ya wakurugenzi na mikutano ya kawaida;

·                Maazimio yaliyoandikwa;

·                Kumbukumbu zinazohusiana na uteuzi wa wakurugenzi/wakaguzi/katibu wa kampuni/afisa uhusiano wa umma na maafisa wengine;

·                Sajili ya hisa na sajili zingine za kisheria; na

·                Kumbukumbu zingine za kisheria.

 

Kumbukumbu za fedha na kumbukumbu za kodi

·                Taarifa za fedha za kila mwaka;

·                Ritani za kodi;

·                Kumbukumbu za hesabu;

·                Kumbukumbu za benki;

·                Taarifa za akaunti ya benki;

·                Hundi zilizolipiwa;

·                Kumbukumbu za benki za kielektroniki;

·                Regista ya mali;

·                Mkataba wa Upangaji;

·                Ankara;

·                Kumbukumbu za PAYE;

·                Hati zinazotolewa kwa wafanyikazi kwa madhumuni ya kodi ya mapato;

·                Kumbukumbu za malipo yaliyofanywa kwa SARS kwa niaba ya wafanyakazi;

·                Kumbukumbu za VAT;

·                Tozo za ukuzaji ujuzi;

·                UIF; na

·                Fidia ya wafanyakazi.

 

Kumbukumbu za wafanyakazi 

·                Mikataba ya ajira;

·                Sera na taratibu za ajira;

·                Mpango wa usawa wa ajira;

·                Kumbukumbu za mifuko ya pensheni;

·                Tathmini za ndani na kumbukumbu za kinidhamu;

·                Kumbukumbu za mishahara;

·                Kanuni za nidhamu;

·                Kumbukumbu za likizo;

·                Kumbukumbu na miongozo ya mafunzo;

·                Kumbukumbu binafsi zinazotolewa na wafanyikazi; na

·                Mawasiliano yanayohusiana.

 

Kumbukumbu za afya na usalama, na uendelevu

·                Kumbukumbu za afya na usalama

·                Hati za kumiliki au kukodisha majengo yote

·                Vyeti vya udhibiti wa moto wa majengo yote

 

Kumbukumbu za manunuzi

·                Sheria na masharti ya kawaida ya usambazajiwa huduma na bidhaa

·                Makubaliano ya Mkandarasi, mteja na wasambazaji

·                orodha ya wasambazaji, bidhaa, huduma na usambazaji

·                Sera na taratibu

·               Hati za pendekezo na zabuni

 

Operesheni

 

kumbukumbu

·               Kumbukumbu za udhibiti wa ufikiaji

·               Makubaliano ya huduma

·               Mawasiliano ya jumla

·               Hati ya bima

 

Kumbukumbu za masoko

·                Vifaa vya matangazo na promosheni

·                Udhibiti wa habari za chapa

 

Kumbukumbu za ukaguzi wa hatari

·                Kumbukumbu za ukaguzi

·                Mifumo na mipango ya udhibiti wa hatari 

 

Kumbukumbu za Habari na Teknolojia

·                Nyaraka za sera ya matumizi ya kompyuta/simu ya mkononi

·                Mipango ya kukabiliana na majanga

·                Rejista za mali za maunzi

 

Kampuni

 

Jamii

 

mpango

 

kumbukumbu (CSI)

·                Ratiba ya CSI ya miradi/kumbukumbu ya mashirika yanayopokea ufadhili

·                Kumbukumbu na mikataba ya makubaliano na shirika linalofadhiliwa

8.  Taarifa za jinsi ya kutuma ombi la PAIA kwetu[7]

8.1.  Iwapo ungependa kutuma ombi la PAIA kwa CCA, unaweza kufanya hivyo kwa kujaza fomu ya kuwasilisha ombi ambayo ni Fomu C ya Kiambatisho B chenye Namba R.187 ya Notisi ya Serikali ya tarehe 15 Februari 2002 au kwa fomu nyingine inayofanana na hiyo.  Ili iwe rahisi kwako, tumeambatisha fomu hiyo kwenye Mwongozo huu. Imeambatishwa kama Kiambatisho 1 (Fomu C).

8.2.  Ni muhimu kuelekeza maombi yoyote ya kupata kumbukumbu kwa Afisa Habari kupitia kwenye anwani ya eneo, au anwani ya barua pepe iliyotolewa hapo juu katika mwongozo huu. Ni muhimu kwako kutoa maelezo ya kutosha kwenye fomu ya ombi ili tuweze kukutambua na kutambua kumbukumbu unayohitaji kutoka kwetu.  Lazima pia uonyeshe ni kwa namna gani ungependa kupata kumbukumbu hizo, kwa mfano kwa njia ya karatasi zilizochapwa katika nakala ngumu au umbizo la kielektroniki.  Tunaomba pia utujulishe, mbali na majibu ya maandishi, ungependa tuwasiliane na wewe kwa njia gani nyingine, kwa mfano kwa simu au barua pepe.  Kama ndivyo, tafadhali tupe taarifa zako za ziada za mawasiliano.

8.3.  Ni muhimu utambulishe haki unayotaka kutumia au kulinda na utupe maelezo ya kwa nini kumbukumbu iliyoombwa inahitajika kwa ajili ya kutumia au kulinda haki hiyo.

8.4.  Iwapo unatuma ombi kwa niaba ya mtu mwingine, lazima uwasilishe uthibitisho wa uwezo na/au mamlaka ambayo kwayo unaomba ombi hilo.  Uthibitisho huo utakubalika iwapo Afisa Habari ataridhika nao.

8.5.  Iwapo hutumii fomu ya kawaida (iliyo katika Kiambatisho cha 1 kwenye Mwongozo huu), ombi lako linaweza kukataliwa kwa kushindwa kufuata utaratibu, ililikataliwa (ikiwa maelezo ya kutosha hayajatolewa au vinginevyo) au ilicheleweshwa.

8.6.  Tunaomba utembue kuwa pia utatakiwa kulipa ada zilizowekwa.  Orodha ya ada zilizowekwa kulingana na maombi, na kulingana na upatikanaji wa kumbukumbu (ikiwa ombi litakubaliwa) imeelezwa katika kiambatisho cha 2 katika Mwongozo huu

8.7.  Ikiwa unaomba kumbukumbu ambazo hazihusiani na ombi binafsi, tutakujulisha kwanza ada iliyoainishwa (kama ipo) kabla ya kushughulikia ombi hilo. Unaweza kuwasilisha rufaa ya ndani au ombi Mahakamani, dhidi ya masharti yetu ya kulipa ada ya ombi.

8.8.  Kisha tutafanya uamuzi kuhusu ombi lako na kukuarifu kwenye fomu inayohitajika.

8.9.  Ikiwa ombi lako litakubaliwa, basi ada ya ziada lazima ilipwe kwa ajili ya kutafuta, kuandaa na kunakili kumbukumbu hizo, na kwa muda wowote ambao umezidi saa zilizowekwa za kutafuta na kuandaa kumbukumbu ili uweze kuipata.

8.10.  Tunaomba ukumbuke kuwa tutatathmini na kuzingatia maombi yote ambayo tunapokea kwa mujibu wa PAIA.  Ni muhimu kukumbuka kwamba, ingawa tumechapisha Mwongozo huu na kueleza kategoria na maudhui ya taarifa au kumbukumbu tunazohifadhi, hii haikupi haki yoyote ya kupata taarifa au kumbukumbu hizo, isipokuwa kwa masharti ya PAIA.  Kumbukumbu ambazo unaweza usiwe na haki nazo ni pamoja na zile za wahusika wengine ambao ni watu halisi (yaani binadamu), taarifa za kibiashara za wahusika wengine, usalama wa watu binafsi au ulinzi wa mali, zile ambazo zina upendeleo na haziwezi kunakiliwa au kuchapishwa kwa mujibu wa taratibu za kisheria, taarifa za kibiashara za shirika binafsi na taarifa za utafiti za wahusika wengine na shirika binafsi.

9.  Taarifa inayohusiana na POPIA[8]

9.1.  Utangulizi

POPIA inatutaka tukupatie taarifa fulani zinayohusiana na jinsi taarifa binafsi ambazo tunazishughuliki, miongoni mwa zingine, zinavyotumiwa, zinavyotolewa na kulindwa.  Tumeweka taarifa zinazohitajika hapa chini.

9.2.  Taarifa zinazoombwa chini ya POPIA

9.2.1.  POPIA inakubali kuwa unaweza, baada ya uthibitisho wa utambulisho, kuwasilisha ombi ili tuthibitishe, bila malipo, iwapo tuna taarifa yoyote binafsi zinazo kukuhusu.  Unaweza pia kuomba kumbukumbu au maelezo ya taarifa yako binafsi, ikiwa ni pamoja na taarifa kuhusu utambulisho wa watu wengine ambao wanaweza kuzipata au tayari wamezipata taarifa hizo.

9.2.2.  Maombi ya taarifa binafsi chini ya POPIA lazima yafanywe kwa kuzingatia masharti ya PAIA.[9] . Utaratibu huu umeelezwa katika aya ya 8 hapo juu.  Tutakupa makadirio ya maandishi ya ada ya kukupa taarifa yako binafsi, kabla ya kukupa huduma hiyo.  Tunaweza pia kukuhitaji utupe amana kwa ajili ya ada yote au sehemu ya ada hiyo kabla ya kukupa taarifa binafsi uliyoomba.[10]

9.2.3.  Una haki ya kuomba marekebisho, na wakati mwingine unaweza pia kuomba taarifa zako binafsi zifutwe au kuharibiwa, katika fomu maalum[11]. Ikiwa una nia ya kuomba taarifa zako binafsi zirekebishwe, zifutwe au ziharibiwe, ni lazima uwasilishe ombi kwa Afisa Habari kupitia anwani ya posta au anwani ya eneo alipo, au anwani ya barua pepe iliotajwa hapo juu katika fomu iliyoambatanishwa na hii kama kiambatisho namba 3. 

9.2.4.  Wakati mwingine, unaweza pia kupinga kutolewa kwa taarifa zako binafsi kwa SABABU ZA msingi zinazohusiana na hali yako katika fomu maalum[12].  Iwapo ungependa kupinga, itakubidi ujaze fomu maalum iliyoambatanishwa kama Kiambatisho namba 4 na uiwasilishe kwa Afisa Habari kwa anwani ya posta au anwani ya eneo au anwani ya barua pepe iliyotajwa hapo juu [13].

9.3.  Madhumuni ya kutolewa kwa taarifa zako[14]

9.3.1.  POPIA inasema kwamba taarifa binafsi zinapaswa kutolewa kwa kusudi fulani.

9.3.2.  Kusudi la kutolewa kwa taarifa itategemea na aina ya taarifa binafsi tunazokusanya na uhusiano wetu na wewe kama mtu anayehusika na ukusanyaji wetu wa taarifa.  Kusudi la kutolewa kwa taarifa itaelezwa, kwa uwazi au kwa njia isiyo wazi wakati wa ukusanyaji.   Pia tunakusihi urejelee Sera ya Faragha ya CCA kwa taarifa zaidi, inapatikana kwenye kiungo kifuatacho: https://www.coca-cola.co.za/privacy-policy

9.4.  Taarifa binafsi zinazotolewa[15]

Kategoria ya mtu mwenye taarifa binafsi

Kategoria ya taarifa binafsi

Watu halisi

Majina; taarifa za mawasiliano; anwani za eneo na za posta; tarehe ya kuzaliwa; umri; namba ya kitambulisho; taarifa zinazohusiana na kodi; utaifa; jinsia; taarifa za benki; mitazamo na maoni binafsi; na mawasiliano ya siri.

Watu au taasisi zilizo chini ya sheria

majina ya watu wa kuwasiliana nao; jina la taasisi ya kisheria; anwani ya eneo na ya barua pepe na maelezo ya mawasiliano; taarifa za fedha; namba ya usajili; hati za kuanzishwa kwa taasisi; taarifa zinazohusiana na kodi; walioidhinishwa kutia sahihi; wanufaika; watakaokuwa wanufaika.

Watu au taasisi za kigeni

Majina; taarifa za mawasiliano; anwani ya eneo na ya barua pepe, anwani za taarifa za fedha; tarehe ya kuzaliwa; namba ya paspoti; taarifa zinazohusiana na kodi; utaifa; jinsia; mawasiliano ya siri; namba ya usajili; hati za kuanzishwa kwa taasisi; taarifa zinazohusiana na kodi; walioidhinishwa kutia sahihi; wanufaika; watakaokuwa wanufaika.

Waliopewa kandarasi ya kutoa huduma 

Majina ya watu wa kuwasiliana nao; jina la taasisi ya kisheria; anwani ya eneo na ya barua pepe na maelezo ya mawasiliano; taarifa za fedha; namba ya usajili; hati za kuanzishwa kwa taasisi; taarifa zinazohusiana na kodi; walioidhinishwa kutia sahihi; wanufaika; watakaokuwa wamiliki wa faida.

Mpatanishi / mshauri/ 

Majina ya watu wa kuwasiliana nao; jina la taasisi ya kisheria; anwani ya eneo na ya barua pepe na maelezo ya mawasiliano; taarifa za fedha; namba ya usajili; hati za kuanzishwa kwa taasisi; taarifa zinazohusiana na kodi; walioidhinishwa kutia sahihi; wanufaika; watakaokuwa wamiliki wa faida.

Wafanyakazi / wakurugenzi / watu ambao wanaweza kuwa wafanyakazi / wanahisa / watu wa kujitolea / wanafamilia wa wafanyakazi / wafanyakazi wa muda 

Jinsia, ujauzito; hali ya ndoa; rangi, umri, lugha, maelezo ya elimu; taarifa za fedha; historia ya ajira; ​ Namba ya kitambulisho; ndugu wa karibu; majina ya watoto, jinsia, umri; anwani ya eneo na ya posta; maelezo ya mawasiliano; maoni, tabia ya uhalifu na/au taarifa za uhalifu; hali njema; faida za biashara ya nje; taarifa za matibabu:

Watumiaji wa mwisho wa tovuti / watumiaji wa mwisho wa programu

Majina, data za utambulisho wa kielektroniki: Anwani ya IP; data ya kuingia; vidakuzi; data ya ujanibishaji wa kielektroniki; maelezo ya simu ya mkononi, data ya GPS.

9.5.  Kategoria za wapokeaji kwa madhumuni ya kushughulikia taarifa binafsi[16]

9.5.1.  Tunaweza kutoa Taarifa binafsi kwa wapokeaji hawa watarajiwa:

Taasisi zilizo ndani ya kundi la kampuni za TCCC; 

Uongozi;

Wafanyakazi;

Wafanyakazi wa muda; na 

Watendaji wenye mikataba midogo

9.5.2  Tunaweza kutoa taarifa binafsi tulizokusanya kwa watoa huduma wetu wengine, ambao tunashirikiana nao katika biashara au ambao tunachagua kutumia huduma au bidhaa zao, ikiwa ni pamoja na huduma za claud zinazopangishwa katika maeneo ya kimataifa.

9.5.3.  Tunaweza kutoa taarifa binafsi kwa mamlaka yoyote ya Udhibiti na serikali au mchunguzi maalum wa malalamiko ya wananchi, au mamlaka nyingine, ikiwa ni pamoja na mamlaka ya kodi.

9.5.4.  Tunajitahidi kuingia mikataba ya maandishi ili kuhakikisha kwamba wahusika wengine wanatii mahitaji yetu ya usiri na faragha.  Tunaweza pia kutoa taarifa binafsi iwapo tuna wajibu wa kisheria au haki ya kisheria ya kufanya hivyo.

9.6.  Maelezo ya jumla ya hatua za usalama wa taarifa[17]

CCA hutumia hatua za kiufundi na za shirika zinazofaa ili kuzuia upotevu, madhara au uharibifu usioidhinishwa wa taarifa binafsi na matumizi yasiyo halali wa taarifa au kushughulikia taarifa binafsi.  Hatua hizi zinajumuisha:

Ngome;

Programu ya ulinzi dhidi ya virusi na itifaki za sasisho;

Udhibiti wa uwezo wa kupata taarifa au kumbukumbu

Usanidi salama wa maunzi na programu inayounda miundombinu yetu ya teknolojia ya habari.

KIAMBATISHO CHA 1

FOMU C

OMBI LA KUPATA KUMBUKUMBU YA TAASISI BINAFSI

(Kifungu cha 53(1) cha Sheria ya Kukuza Upatikanaji wa Taarifa, 2000 (Sheria Na. 2 ya 2000)) [Kanuni 10]

 

A.  Maelezo ya shirika binafsi

Mkuu:

B.  Maelezo ya mtu anayeomba kupata kumbukumbu

(a) Taarifa za mtu anayeomba kupata kumbukumbu lazima zitolewe hapa chini.

(b) Anuani na/au namba ya faksi katika Jamhuri ambako taarifa hiyo itatumwa lazima itolewe.

(c) Uthibitisho wa mamlaka ambayo ombi linafanywa chini yake, ikiwa inahitajika, lazima iambatishwe

 

Majina kamili na

jina la ukoo…………………………………………………………………………………

Namba ya utambulisho:

Anwani ya posta: …………………………………………………………………………………………………………

Namba ya simu: (………) ………………………….….

Namba ya faksi:(………)………………………….…..

Anwani ya barua pepe:                     …………………………………………………………………………………………………………

Mamlaka ambayo kwayo ombi linatumwa, wakati ambapo ombi limewasilishwa kwa niaba ya mtu mwingine:

 

C.  Maelezo ya mtu ambaye ombi limewasilishwa kwa niaba yake:

Sehemu hii lazima ijazwe TU ikiwa ombi la taarifa limefanywa kwa niaba ya mtu mwingine.

Majina kamili na jina la ukoo:     …………………………………………………………………………………………………………

Namba ya kitambulisho:

 

D.  Maelezo ya kumbukumbu

(a) Toa maelezo kamili ya kumbukumbu iliyoombwa, ikijumuisha namba ya kumbukumbu ikiwa unaijua, ili kuwezesha kupatikana kwa kumbukumbu.

(b) Ikiwa nafasi iliyotolewa haitoshi, tafadhali endelea kwenye karatasi tofauti na uiambatanishe na fomu hii. Mwombaji lazima atie sahihi karatasi zote za ziada.

 

1. Maelezo ya kumbukumbu au sehemu husika ya kumbukumbu:

……………………………………………………………………………………………………………………

2. Namba ya kumbukumbu, kama ipo:

……………………………………………………………………………………………………………………

3. Maelezo yoyote zaidi ya kumbukumbu:

……………………………………………………………………………………………………………………

 

E.  Ada

(a) Ombi la kupata kumbukumbu, isipokuwa kumbukumbu iliyo na taarifa binafsi kukuhusu, litashughulikiwa tu baada ya ada ya ombi kulipwa.

(b) Utafahamishwa kuhusu kiasi kinachohitajika kulipwa kama ada ya ombi.

(c) Ada inayolipwa kwa ajili ya kupata kumbukumbu inategemea fomu ambayo ufikiaji unahitajika na muda unaohitajika kutafuta na kuandaa kumbukumbu.

(d) Ikiwa umesamehewa kulipa ada yoyote kwa sababu fulani, tafadhali eleza sababu hiyo.

 

Sababu ya kusamehewa malipo ya ada:

……………………………………………………………………………………………………………………

 

KIAMBATISHO CHA 2

ADA YA MASHIRIKA BINAFSI KULINGANA NA PAIA

1.  Ada ya nakala ya Mwongozo kama ilivyokusudiwa katika kanuni ya 9(2)(c) ya PAIA ni R1,10 kwa kila nakala ya ukurasa wa ukubwa wa A4 au sehemu yake.

 

2.  Ada za kutoa nakala iliyorejelewa katika kanuni ya 11 (1) ya PAIA ni kama ifuatavyo.

(a) Kwa kila nakala ya ukurasa mmoja wa ukubwa wa A4 au sehemu yake R 1, 10.

(b) Kwa kila nakala iliyochapishwa ya ukurasa wa ukubwa wa A4 au sehemu yake iliyohifadhiwa kwenye kompyuta au katika umbizo la kielektroniki au inayoweza kusomwa na mashine R0, 75.

(c) Kwa nakala  inayoweza kusomeka kwa kompyuta kwenye -

(i) diski ngumu R7, 50;

(ii) diski-songamano R70,00.

(d) (i) Kwa unukuzi wa picha, kwa ukurasa wa ukubwa wa A4 au sehemu yake R40,00;

(ii) Kwa nakala ya picha R60,00.

(e) (i) Kwa unukuzi wa rekodi ya sauti, kwa ukurasa wa ukubwa wa A4

au sehemu yake R20,00;

(ii) Kwa nakala ya rekodi ya sauti R30,00.

3. Ada ya ombi inayolipwa na mwombaji, isipokuwa mwombaji binafsi,

iliyorejelewa katika Kanuni ya 11(2) ya PAIA ni R50,00.

4. Ada za kupata kumbukumbu zinazolipiwa na mwombaji aliyerejelewa katika Kanuni ya 11(3) ya PAIA

ni kama ifuatavyo:

(1) (a) Kwa kila nakala ya ukurasa wa ukubwa wa A4 au sehemu yake R1, 10.

(b) Kwa kila nakala iliyochapishwa ya ukurasa wa ukubwa wa A4 au sehemu yake iliyo kwenye kompyuta au inayoweza kupatikana kwa njia ya kielektroniki au inayoweza kusomeka kwa mashine R0,75.

(c) Kwa nakala  inayoweza kusomeka kwa kompyuta kwenye -

(i) diski ngumu R7,50;

(ii) diski-songamano R70,00.

(d) (i) Kwa unukuzi wa picha, kwa ukurasa wa ukubwa wa A4 au 

sehemu yake R40,00;

(ii) Kwa nakala ya picha R60,00.

(e) (i) Kwa unukuzi wa rekodi ya sauti, kwa ukurasa wa ukubwa wa A4

au sehemu yake R20,00;

(ii) Kwa nakala ya rekodi ya sauti R30,00.

(f) Kutafuta na kuandaa kumbukumnbu kwa ajili ya kutolewa, R30,00 kwa kila saa au sehemu ya saa inayohitajika kwa ajili ya utafutaji wa aina hiyo na marekebisho.

(2) Kwa madhumuni ya kifungu cha 54(2) cha PAIA, yafuatayo yanatumika:

(a) saa sita kama saa zitakazozidishwa kabla ya amana zinalipwa; na

(b) theluthi moja ya ada ya kupata kumbukumbu inalipwa na mwombaji kama amana.

(3) Malipo halisi ya posta yanalipwa wakati nakala ya kumbukumbu inapaswa kutumwa kwa mwombaji.

 

KIAMBATISHO CHA 3

OMBI LA KUREKEBISHWA AU KUFUTWA KWA TAARIFA BINAFSI AU KUHARIBU AU KUFUTWA KWA KUMBUKUMBU YA MAELEZO BINAFSI KWA MUJIBU WA KIFUNGU CHA 24(1) CHA SHERIA YA ULINZI WA TAARIFA BINAFSI, YA 2013 (SHERIA NA. 4 YA 2013)

KANUNI KUHUSIANA NA ULINZI WA TAARIFA BINAFSI, 2018

[Kanuni ya 3]

Kumbuka:

1.  Hati za kiapo au ushahidi mwingine wa maandishi kama unavyohitajika katika kuunga mkono ombi unaweza kuambatishwa.

2.  Ikiwa nafasi iliyopo katika Fomu hii haitoshi, wasilisha maelezo kama Kiambatisho cha Fomu hii na utie sahihi katika kila ukurasa.

3.  Jaza kadri inavyofaa.

Weka alama ''x'' katika kisanduku kinachofaa.

Wasilisha ombi la:

Kurekebisha au kufuta taarifa binafsi kuhusu mtu anayehusika na data ambayo iko katika milki au chini ya udhibiti wa mtu anayehusika.

Kuharibu au kufuta kumbukumbu za taari fabinafsi kuhusu mtu anayehusika na data ambayo iko katika milki au chini ya udhibiti wa mtu anayehusika ambaye hana tena idhini ya kuhifadhi kumbukumbu za taarifa.

A

TAARIFA ZA MTU ANAYEHUSIKA NA DATA

Jina/majina na jina la ukoo /

jina lililosajiliwa la

mtu anayehusika na data:

Kitambulisho cha kipekee/

Namba ya Kitambulisho:

Anwani ya makazi, posta au

anwani ya biashara

Msimbo (      )

Namba ya/za mawasiliano:

Nambi ya faksi/anwani ya 

barua pepe:

B

MAELEZO YA MTU ANAYEHUSIKA 

Jina/majina na jina la ukoo /

jina lililosajiliwa la

mtu anayehusika:

Anwani ya makazi, posta au

anwani ya biashara:

Msimbo (      )

Namba ya/za mawasiliano:

Namba ya faksi/anwani ya 

barua pepe:

C

TAARIFA INAYOTAKIWA KUSAHIHISHWA/KUFUTWA/ KUHARIBIWA

D

SABABU ZA *KUSAHIHISHWA AU KUFUTWA KWA TAARIFA BINAFSI KUHUSU MTU ANAYEHUSIKA NA DATA KWA MUJIBU WA KIFUNGU CHA 24(1)(a)

AMBACHO KINAMILIKIWA AU KIKO CHINI YA UDHIBITI WA MTU HUSIKA; na au

SABABU ZA *KUHARIBIWA AU KUFUTWA KWA KUMBUKUMBU ZA TAARIFA BINAFSI 

KUHUSU MTU ANAYEHUSIKA NA DATA KWA MUJIBU WA KIFUNGU CHA 24(1)(b)

AMBAYO MTU HUSIKA HARUHUSIWA TENA KUWA NAYO.

(Tafadhali toa sababu za kina za ombi hilo)

 

Imesainiwa (taja mahali au eneo ambapo sahihi inatiwa).......................................... tarehe....................... mwezi.................................mwaka 20……… ...

...........................................................................

Sahii ya mtu anayehusika na data/mtu aliyeteuliwa

 

KIAMBATISHO CHA 4

PINGAMIZI LA UTOAJI WA TAARIFA BINAFSI KWA MUJIBU WA KIFUNGU 11(3) CHA SHERIA YA ULINZI WA TAARIFA BINAFSI, YA MWAKA 2013 (SHERIA NA. 4 YA MWAKA 2013)

KANUNI KUHUSIANA NA ULINZI WA TAARIFA BINAFSI, 2018

[Kanuni ya 2]

Kumbuka:

1.  Hati za kiapo au ushahidi mwingine wa maandishi kama unavyohitajika katika kupinga ombi unaweza kuambatishwa.

2.  Ikiwa nafasi iliyopo katika Fomu hii haitoshi, wasilisha maelezo kama Kiambatisho cha Fomu hii na utie sahihi katika kila ukurasa.

3.  Jaza kadri inavyofaa.

A

MAELEZO YA MTU ANAYEHUSIKA NA DATA

Jina/majina na jina la ukoo /

jina lililosajiliwa la

mtu anayehusika na data:

Kitambulisho cha kipekee/

Namba ya Kitambulisho:

Anwani ya makazi, posta au

anwani ya biashara

Msimbo (      )

Namba ya/za mawasiliano:

Nambi ya faksi/anwani ya 

barua pepe:

B

MAELEZO YA MTU ANAYEHUSIKA 

Jina/majina na jina la ukoo /

jina lililosajiliwa la

mtu anayehusika:

Anwani ya makazi, posta au

anwani ya biashara:

Msimbo (      )

Namba ya/za mawasiliano:

Namba ya faksi/anwani ya 

barua pepe:

C

SABABU ZA PINGAMIZI KWA MUJIBU KIFUNGU 11(1)(d) hadi (f) (Tafadhali.

toa sababu za kina za pingamizi hilo)

 

Imesainiwa (taja mahali au eneo ambapo sahihi inatiwa)..........................................tarehe...................... mwezi..................................mwaka 20……… ...

...........................................................................

Saini ya mtu anayehusika na data

[1]Kifungu 51(1)(a) ya PAIA

[2]Kifungu 51(1))b)(i) cha PAIA kitakaporekebishwa na kifungu 110 cha POPIA.

[3]Kifungu cha 51(1)(c)(iii) cha PAIA kitakaporekebishwa na kifungu 110 cha POPIA.

[4]Hii imebainishwa katika kifungu 52(2) cha PAIA.

[5]Kifungu cha 51(1)(c)(iii) cha PAIA kitakaporekebishwa na kifungu 110 cha POPIA.

[6]Kifungu cha 51(1)(c)(iii) cha PAIA kitakaporekebishwa na kifungu cha 110 cha POPIA.

[7]Kifungu cha 51(1)(c)(iii) cha PAIA kitakaporekebishwa na kifungu cha 110 cha POPIA na kifungu cha 53 cha PAIA.

[8]Kifungu cha 51(1)(c)(iii) cha PAIA kitakaporekebishwa na kifungu 110 cha POPIA.

[9]Kifungu 25 cha POPIA.

[10]Kifungu 23(3)(a) na (b) cha POPIA.

[11]Kifungu 23(2) na 24 cha POPIA.

[12]Kifungu 11(3)(a) cha POPIA.

[13] Fomu ya 2 ya Kanuni Zinazohusiana na Ulinzi wa Taarifa Binafsi.

[14]Kifungu cha 51(1)(c)(iii) cha PAIA kitakaporekebishwa na kifungu 110 cha POPIA.

[15]Kifungu cha 51(1)(c)(iii) cha PAIA kitakaporekebishwa na kifungu cha 110 cha POPIA. Taarifa iliyotolewa katika sehemu hii inarejelea kategoria pana za taarifa. Orodha hii sio kamili.

[16]Kifungu cha 51(1)(c)(iii) cha PAIA kitakaporekebishwa na kifungu cha 110 cha POPIA.